外注化とは?外注化の効果と管理のコツ
- 人手が足りなくて力を入れたい業務がままならない!
- 新しい事業に挑戦したいけど自社に経験者や専門家がいない・・・
- 繁忙期だけこの仕事を依頼できたら人件費がおさえられる?
外注を利用することで、本来力を入れるべきコア業務に集中できたり、効率化が図れたりなどの効果が期待できます。
しかし外部の企業に任せきりにすると、業務に行き違いが生じてしまい期待した成果が得られないでしょう。
そのため外注化では、委託先との連携や業務管理も十分におこなうことが大切です。
この記事では、外注化の効果や管理のコツについてまとめました。
外注化の効果を最大化し、会社の運営をより良いものにしていきましょう。
外注化とは?
外注化とは、自社の業務を社外の業者や人材に委託する事業形態のことです。
具体的には電話対応やデータ入力といった単純作業や、専門性の高い業務などがあげられます。
外注化は委託する業務の規模や専門性を問わず、「外部に委託する」という広い意味で用いられるとわかりますね。
外注化は、さまざまな業務を外部に委託し業務の効率化を実現するのが目的です。
たとえば新しい事業に取り組みたい場合、専門性の高い業者や人材に委託することで、自社で一から業務を立ち上げるよりも、はやく成果を得ることができるでしょう。
さらに、外注化の大きなメリットは限られた人員でコア業務に専念できるということです。
一方で外注化は企業にノウハウを蓄積できなかったり、情報漏えいの懸念があったりとリスクもありますよ。
しかし外注化を正しく活用できれば、業務の効率化やコストの削減など、企業の運営や自社の抱える課題の解決において手助けとなります。
業務を効率化させるには、外部に委託せず自社内で業務を細分化する分業化という方法もあります。
分業化については、こちらの記事に詳しくまとめているので、あわせて参考にしてくださいね。
「外注化」と「業務委託」との違い
外注化は先ほどもお伝えしたように「業務を外部に委託する」という広い意味で用いられる言葉です。
一方、業務委託は、直接的な雇用関係がない外部の企業や個人に業務の一部を任せ、その成果物に対して報酬を支払う契約を結ぶことです。
つまり、業務委託は外注化する際の契約形態の一つというわけですね。
たとえば、このように「外注化」と「業務委託」は使われます。
会社が大きくなってきたので法務業務を「業務委託」として法律事務所Aと契約し、「外注化」することにしました。
ただし「業務委託」は民法上に存在せず、正しくは「請負契約」や「委任/準委任契約」に分類されます。
「外注化」と「業務委託」は、どちらの言葉も外部に業務を依頼するといった意味で使いますが、トラブル防止のために契約書を作成する際は注意をしましょう。
外注化によって得られる4つの効果
外注化は正しくおこなうことで、自社の抱える課題を解決できます。
例えばコスト削減や知識不足を補えるなどは、外注化によって得られるプラスの効果です。
ここからは、外注化の4つの効果を詳しく見ていきましょう。
効果①業務効率化につながる
外注によって簡単な作業や手間のかかる業務を削減できれば、本来の重要な業務であるコア業務に専念することができるため、業務の効率化が図れます。
たとえば、電話対応や受付、データ入力など専門性や生産性の低い業務を外注する場合では、その業務に割いていた時間を削減でき、本来の業務へ時間をかけることができますね。
業務の効率化を目的とする場合は、専門性の低い作業から外注化するとよいでしょう。
会社全体のリソースを有効に使えるようになるため、利益向上にもつながりますよ。
効果②社外の専門知識や技術を活用できる
専門知識や技術を持った業者へ依頼することで新しい分野への時間と労力を削減できます。
たとえばみかん農家がインターネットでみかんを販売したい場合、自分で一からサイトを立ち上げて運営するには膨大な時間と労力が必要です。
そのような場合、専門の業者へ依頼すれば、自分に十分な知識や技術がなくても早期にインターネット販売を実現させることができますね。
このように、専門性の高い外注では、時間と労力をかけることなく、より完成度の高い成果を得られるのがポイントです。
効果③人手不足をカバーできる
自社の人手が足りない場合も、外注化によってまかなうことができます。
雇用と違い、外注にすることで、消費税の節税や社会保険料の負担がなくなるなどのメリットもありますよ。
しかし、すべての業務形態が外注と認められるわけではありません。
税務調査によって給与と指摘された場合は、過去にさかのぼって消費税の計算をやり直すなどの負担が発生するケースがあるので注意してください。
特に人材の確保に急を要する場合や、自社で直接人材を募集して業務を委託を依頼する場合は、業務契約書などで作業内容や契約形態をしっかり管理しあいまいにしないようにしましょう。
効果④固定費の削減ができる
必要な時のみ外注を利用する方法をとれば、固定費の削減につながります。
たとえば、月10万円で10人雇用している場合と、雇用を8人にし、繁忙期の人手が欲しい3ヶ月だけ月10万円で2人を外注する場合で年間の人件費を考えてみましょう。
- 10人×10万円/月×12ヶ月=1200万円/年
- (8人×10万円/月×12ヶ月)+(2人×10万円×3ヶ月)=1020万円/年
単純計算ではありますが、180万円の人件費を削減できる可能性が生じました。
固定費の中でも人件費は多くの割合を占めるため、外注化しその費用の削減をおこなうことは経費削減でも大きな効果を発揮しますよ。
人件費削減について、こちらの記事で詳しくまとめていますので参考にしてみてくださいね。
外注化のやり方をわかりやすく解説
外注化をおこなうには、以下の方法でおこないましょう。
- 外注に適した業務の洗い出しをおこなう
- その中から、外注業務を選定する
- 外注業者を選定する
- 審査や交渉を重ね、外注業者との契約締結をする
- 業務を円滑に進めるための業務管理をおこなう
まず会社の現状を把握し、外注に適した業務か、社内でシステム化し効率化できる業務なのかを整理しましょう。
外注業務が決定したら、こちらのニーズに合った提案や柔軟な対応をしてくれる力を持っているかをしっかり比較しながら、業者の選定をおこないます。
そして、双方の行き違いがないよう話し合いを重ねたうえで、契約締結です。
契約締結後、業務を丸投げすることは、行き違いの原因となります。
したがって、一定のチェックポイントを設けて進捗状況の確認をするなど、業務管理はしっかりおこないましょう。
委託先とのコミュニケーションをとることは外注化を進める上での重要なポイントになりますよ。
外注化を成功させるための外注管理のコツ4つ
先ほども触れたように、外注化では委託先とのコミュニケーションが重要なカギになります。
品質や納期などの価値観が企業によって大きく異なる場合があり、自社では当然の認識が他社では全く通用しないと思って意思疎通を図りましょう。
ここからは、外注管理のコツを4つ、具体的にまとめていきますね。
コツ①業務に対する認識をすり合わせる
外注化では自社と委託先とで、業務に対する認識を一致させましょう。
業務の要件や最終目標、納期や報酬については、具体的に話し合う必要があります。
たとえば、「この業務はここからここまで」と範囲を具体的に決めておくことで、「この業務は含まれていません」と断られてしまうことを防いだり、追加で料金を請求されるなどのトラブルも回避できます。
目標や納期、品質基準などを双方明確にすることは、委託元の期待する成果物を得られることにもつながるでしょう。
作業内容は作業指示書で、契約内容は業務委託契約書にそれぞれ明記しておくとよいですね。
お互いに違和感のないよう、納得いくまで話し合うことが大切です。
コツ②定期的なコミュニケーションを図る
外注化したら、定期的なコミュニケーションで進捗状況を把握することが大切ですよ。
こまめに連絡を取り合うことで、問題や課題の早期発見につながり、調整や修正などにも柔軟に対応できるからです。
作業工程の中でいくつかのチェックポイントを設け、その都度確認をおこないましょう。
委託先とは良好な関係を構築し、パートナーとしてお互いがリスペクトできる関係が理想です。
生産性を上げるコミュニケーションを意識して、外注管理を成功させましょう。
コミュニケーションの活性化や効率化には、コミュニケーションコストを考える必要があります。
コミュニケーションコストに関して詳しくは、こちらの記事にまとめたのでぜひ参考にしてください。
コツ③リスクマネジメントを行う
外注管理をする際は予期しうるリスクに対し、契約の段階であらかじめ取り決めをしておきましょう。
あらかじめ対応を決めておくと、損失を最小限にできるからです。
トラブルへの対応や機密保持に関する取り決めは、契約書に盛り込むなど、素早く問題を解決できる準備を整えておくとよいでしょう。
仕事をしていれば、イレギュラーやトラブルは当然あるものです。
お互いの信頼関係が揺るがないような備えと対応を決めておきましょう。
コツ④外注費が適切かどうかをしっかりと検討する
外注では、予算や実績をもとに、コストと品質のバランスがとれているかをしっかり検討する必要があります。
一般的に、コストと品質は互いに強く関係しており、コストを下げると品質も下がり、コストをかけると品質も向上すると言われています。
外注費が適切でなかったり、見直しをおこないたい場合は、契約期間や作業範囲を見直しましょう。
そもそも外注化すべき業務量なのかも確認すべきポイントです。
自社の中で現状を常に分析し、コストと品質に求めるものを明確にしておきましょう。
外注化と内製化のどちらにすべき?判断基準について
外注化していた業務を自社の中で完結させる内製化にするか、このまま委託を続けるのか、企業の転換期においてこの選択が重要です。
外注化と内製化の判断基準は以下のようになります。
- コア業務のひっ迫度
- 専門的な知識の必要性
同じ業務でも、外注化と内製化でどちらがコスト削減や効率化がおこなえるかというのは各企業によって異なります。
ですがコア業務へ取り組むための人手が足りない、コア業務以外の人件費が無駄に感じるといった場合には、他の業務を外注化することは有効でしょう。
検討している業務が今後自社のノウハウとして必要ならば、専門的な知識を自社に蓄積できる内製化が向いていますね。
外注化と内製化のメリット・デメリットを比較しながら、自社にあった判断をすることが大切です。
まとめ
外注化の効果と管理のコツをまとめていきましょう。
- 外注化とは、業務の一部を社外の業者や人材に委託する事業形態のこと
- 外注化すればノウハウが不足している部分を補える
- 外注化をおこなうことで、コア業務のひっ迫を改善できる
- 委託先とは、あらかじめ双方の相違のないよう契約を結び、トラブルが生じた場合の素早い対応に備える
- 契約後もこまめな進捗状況の確認やコミュニケーションにより、業務を円滑に進めるための業務管理をおこなう
- 事業の転換期には業務の洗い出しをおこない、内製化するか外部への委託を続けるのかを判断をする
さまざまな観点から業務内容を見直すことで、外注化と内製化のメリット・デメリットを比較しながら、自社に合った方法を判断しましょう。
外注化によって自社の弱点が克服されることは会社全体の質の向上へつながります。
外注化を検討されている方は、今回の記事を参考にしてみてくださいね。